一、文件管理制度

   （一）收文

    1、做好上级来文的收文及分类登记工作，及时送党委书记或乡长批阅。紧急文件若遇党委书记或乡长不在，经电话请示后，交由相关人员办理，及时补签。

    2、文件批示后，要立即按批示，交由相对应分管领导手中，如不能及时送出，要电话告知。确保相关领导当日知晓。

    3、任何人不得积压、延误公文办理，否则谁延误，责任谁承担。

    4、公文办理完毕后，交由办公室文书处统一管理，分类备档，以便日后查阅。有分管领导需经常查阅或继续下发到各村、各单位的文件，由办公室复印，复印件交给相关分管领导，原件办公室存档。

   （二）发文

    1、需以乡党委、政府名义发文的，按分工由相关站所人员拟好稿，并认真填写发文稿纸。

    2、拟稿人认真核对文件后，交给办公室主任审核把关。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文原则和要求，公文格式是否符合要求等。

    3、办公室主任审核后，拟稿人将文件送交主要领导签发。

    4、文件签发后拟稿人再次核对文件，包括文字、标点符号、文号、标题、段落、落款、日期等，方能打印、盖章。然后在办公室文书处发文登记簿上等级。

    5、各站、所、办的业务性发文由各站所、办负责拟稿，办公室审核、编号，主要领导签发。

    6、上报、下发的所有文件必须留底稿两份，各站、所、办留一份，办公室留一份。电子版双方都必须保存。

    7、每年年初，将上一年度的所有文件、材料、会议记录等集中整理、归档。

二、公章使用管理制度

    1、办公室是公章的主管部门，公章必须由专人妥善管理，不得将公章转交他人代管。

    2、乡各站、所、办一些常规工作的表册类用印，由各分管领导及各站、所、办主任把关，由党政办主任负责盖章。

    3、外来单位或个人使用公章，经各站、所、办主任签字，分管领导签字，再由党政办主任负责登记用印日期、内容、经办人等信息后，方可用印。

    4、对一些涉及重大事项的材料，需经请示主要领导同意后方可盖章。

    5、党政办需对用印文件内容认真审阅，严格把关，了解用印的内容，并视实际情况对文件作必要的留存。对材料用印位置要合理，字迹要清楚、端正。

    6、禁止在空白的材料或信笺上盖章。确因工作需要，必须请示主要领导，再做好详细登记后方可用印。

    7、公章原则上不可出乡政府。如确因业务需要要把公章外带的，由各站、所、办分管领导在用印登记册上签字，并登记外借时间、归还时间，需盖什么材料的章。必须做到及时归还，谁外借，谁负责归还，否则不可外带。

三、会议管理制度

    1、如有会议，办公室所有人员必须到岗到位，不得缺席。特别是周末或节假日更不得缺席。

    2、如遇重大会议，乡里其他人必须服从会议工作安排，不得无故推诿。

    3、会议管理工作：

    会议前的准备工作

   （1）做好会议通知：由办公室主任或工作人员做好会议时间与地点的通知，并把会议通知情况反馈在点名册上，提前交给办公室分管领导；

    如班子会提前两天以上决定开会，办公室主任需在倒数第二天发会议通知到微信群，会议前一天再电话逐个通知；

    ‚如会议在本日下午，电话通知后，在微信群发会议通知公告；

    ƒ对于通知村委会干部或其他单位人员开会必须电话通知本人。无论其是否看到微信群发的会议通知公告。

   （2）提前一天通知门卫打扫干净会议室（包括地面、窗台、桌、椅等的卫生）。

   （3）准备好开水、水杯，提前指定专人负责倒茶等服务工作。

   （4）提前准备好会标、音响等。

   （5）如会议后需要用工作餐，提前通知食堂做好准备。

    开会时的工作

   （1）实行会议点到制，把点名册交给乡长。

   （2）办公室文书做好会议记录，有未记全的，会后及时补全，并保管会议记录本。

   （3）安排人做好会议拍照工作。

   （4）所有参会人员有维护会场秩序、纪律的责任。

    会议结束后的工作

   （1）会议结束后门卫必须做好会议室的清扫工作。

   （2）办公室人员记得关音响、会标显示屏等工作。

    (3)办公室设置公共QQ，会议图片等材料的及时上传。各站、所、办也可以将平时工作的图片等资料上传。

    4、乡里三个会议室（乡文化站二楼、党委会议室、计生办二楼会议室）必须做到会议前一天清扫，会议结束后立即清扫。如遇一段时间没开会，也必须至少保证一个星期清扫一次，一面桌椅上过多灰尘。

    5、门卫要服从办公室管理，对卫生打扫不彻底，办公室将雇人打扫，费用的一半从门卫工作人员工资中扣除。